Trong thời gian vừa qua, Văn phòng công chứng Lê Xuân cũng như các tổ chức hành nghề công chứng khác trên địa bàn thành phố Hà Nội khi thực hiện công chứng một số Hợp đồng, giao dịch còn gặp những khó khăn, vướng mắc chưa được tháo gỡ dẫn đến có nhiều trường hợp Công chứng viên buộc phải từ chối thực hiện yêu cầu công chứng; điều này gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức. Cụ thể như sau:
Thứ nhất: Việc công chứng hợp đồng giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất được cấp cho hộ gia đình trước ngày Luật Đất đai năm 2024 có hiệu lực thi hành được tham gia quan hệ pháp luật về đất đai với tư cách nhóm người sử dụng đất có chung quyền sử dụng đất.
– Khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất được cấp cho hộ gia đình trước ngày Luật đất đai năm 2024 có hiệu lực thi hành thì việc xác định các thành viên được giao quyền sử dụng đất được xác định dựa trên thông tin và giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền mà người yêu cầu công chứng cung cấp, cụ thể là: Giấy xác nhận của UBND cấp xã về các thành viên trong hộ gia đình được giao sử dụng đất nông nghiệp hoặc Giấy xác nhận thông tin cư trú của Công an cấp xã về số thành viên trong hộ gia đình tại thời điểm được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất, nhận chuyển quyền sử dụng đất.
– Ngày 20/9/2024, Cục đăng ký và Dữ liệu Thông tin đất đai – Bộ Tài nguyên và Môi trường (nay là Bộ Nông nghiệp và Môi trường) ban hành Văn bản số 1277/CĐKDLTTĐĐ – ĐKĐĐ (về việc Tăng cường chấn chỉnh việc giải quyết thủ tục về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận) gửi Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Trong đó có nội dung: “Việc xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất do các thành viên hộ gia đình này tự thỏa thuận và chịu trách nhiệm trước pháp luật …”. Dựa vào nội dung văn bản này, Ủy ban nhân dân các xã, phường không xác nhận cho người dân và cũng không cung cấp thông tin cho Văn phòng công chứng khi Công chứng viên thực hiện việc xác minh các thông tin trên vì vậy Công chứng viên của các Tổ chức hành nghề công chứng không có căn cứ để thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp này. Việc thỏa thuận và tự chịu trách nhiệm của các thành viên trong hộ tiềm ẩn rủi ro trong hoạt động công chứng liên quan đến việc khai thiếu, bỏ sót, giấu diếm người sử dụng đất, gây ảnh hưởng trực tiếp tới quyền, lợi ích của người yêu cầu công chứng, có thể dẫn đến tranh chấp giữa các bên tham gia giao dịch và liên quan đến trách nhiệm của Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
Thứ hai, về việc cung cấp thông tin, giấy tờ liên quan đến việc chứng minh mối quan hệ nhân thân giữa người thừa kế và người để lại di sản.
– Tại Điều 59 Luật Công chứng 2024 quy định về công chứng Văn bản phân chia di sản như sau: “Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra, bảo đảm việc phân chia di sản được thực hiện theo quy định của Bộ luật Dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan” (Khoản 1) và trong hồ sơ yêu cầu công chứng Văn bản phân chia di sản phải có các giấy tờ sau: “ …. giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản trong trường hợp thừa kế theo pháp luật và trường hợp người thừa kế không phụ thuộc vào nội dung của di chúc theo quy định của Bộ luật Dân sự” (Khoản 2). Như vậy, để đảm bảo việc phân chia di sản theo đúng quy định của pháp luật thì việc chứng minh quan hệ huyết thống, quan hệ hôn nhân là bắt buộc và giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản là giấy tờ phải có trong hồ sơ yêu cầu công chứng, nhất là với trường hợp phân chia di sản theo pháp luật.
– Theo quy định của pháp luật không cho phép cấp giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và một số giấy tờ hộ tịch khác cho người đã chết, trong khi gia đình người yêu cầu công chứng không còn lưu giữ bất kỳ giấy tờ về hộ tịch và những giấy tờ chứng minh về quan hệ nhân thân; không còn sổ gốc về hộ tịch, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác cũng không có thông tin và Uỷ ban nhân dân xã, phường không xác nhận hoặc xác minh để xác nhận mối quan hệ nhân thân như trên, trong những trường hợp này, Công chứng viên không có đủ căn cứ để thực hiện việc công chứng.
– Với chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, quản lý dân cư tại địa phương, Ủy ban nhân dân xã, phường phải thực hiện việc cấp, đăng ký hoặc xác minh để xác nhận cho người dân là một việc cần thiết, đây là trách nhiệm và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức nhà nước. Trong giai đoạn hiện nay khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hệ thống điện tử và các hệ thống thông tin, dữ liệu khác, thực hiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch chưa được hoàn thiện và đồng bộ …., thì việc giải quyết các thủ tục hành chính về hộ tịch để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện giao dịch dân sự còn những vướng mắc vẫn chưa có hướng giải quyết, gây khó khăn trong hoạt động công chứng và ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.
Những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng nêu trên rất cần có Văn bản mang tính quy phạm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hướng dẫn để các tổ chức hành nghề công chứng cũng như các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện. Vì vậy mà ngày 12/9/2025 Văn phòng công chứng Lê Xuân đã ban hành Văn bản Số 45/VPCCLX-NV về việc hướng dẫn giải quyết những khó khắn vướng mắc trong hoạt động công chứng đề nghị Bộ Tư pháp trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình phối hợp với Bộ Nông nghiệp và Môi trường nghiên cứu ban hành văn bản để hướng dẫn thực hiện chung.
Qua bài viết này cũng cần xây dựng tiếng nói chung của các tổ chức hành nghề công chứng, cũng như cơ quan, tổ chức có liên quan và người dân có ý kiến đến các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nghiên cứu xem xét kịp thời ban hành văn bản hướng dẫn, để thực hiện pháp luật một cách xuyên suốt, đồng bộ và thống nhất.
Hùng Lê
